Ο αριθμός των ατόμων, η λίστα καλεσμένων και τα μυστικά της

Ο αριθμός των ατόμων, η λίστα καλεσμένων και τα μυστικά της

Εκείνο που θα καταλάβετε από πολύ νωρίς, από τη στιγμή που θα αποφασίσετε να παντρευτείτε και θα ορίσετε ημερομηνία γάμου, είναι πως ο αριθμός των καλεσμένων σας είναι χρήσιμος απ’ την αρχή για τα περισσότερα απ’ αυτά που έχετε να οργανώσετε, να αποφασίσετε, να αγοράσετε, να συμφωνήσετε κλπ.

Για παράδειγμα, επικοινωνείτε μαζί μας γιατί ενδιαφέρεστε να κάνετε την δεξίωσή σας στο Anais club. Εμείς, θα σας κάνουμε αμέσως δύο ερωτήσεις. Ποια είναι η ημερομηνία γάμου ή βάπτισης και πόσα άτομα θα είναι οι καλεσμένοι σας. Φυσικά, δεν περιμένουμε ότι θα μας απαντήσετε με τον ακριβή αριθμό των καλεσμένων. Αυτό δεν είναι βέβαια δυνατό. Όμως, ήδη θα πρέπει να ξέρετε με μια μικρή απόκλιση αν οι καλεσμένοι σας θα είναι 100-120 ή 260-280.

Συνεπώς, μαζί με την απόφαση για την ημερομηνία γάμου ή βάπτισης, αρχίστε να ετοιμάζετε μια λίστα καλεσμένων, ανά οικογένεια – σπίτι, κατ’ αρχήν για τα προσκλητήρια και σημειώστε τον αριθμό των ατόμων σε κάθε γραμμή. Ζητήστε και από τους γονείς σας και τους κουμπάρους να σας δώσουν μια λίστα με τους δικούς τους καλεσμένους. Για να αποφύγετε παρεξηγήσεις (και πάντα ανάλογα με το ποιος αναλαμβάνει τα έξοδα) θέστε τους όρια στον αριθμό των ατόμων που θα περιλαμβάνονται στις λίστες τους. Ενώστε όλες τις λίστες σε μία συνολική και αν είναι όλοι καλεσμένοι και στη δεξίωση, τότε ο συνολικός αριθμός ατόμων είναι αυτός με τον οποίο θα κινηθείτε στην αρχή για το κομμάτι της δεξίωσης.

Στην περίπτωση που δεν θα είναι όλοι προσκεκλημένοι και στη δεξίωση, θα πρέπει να προσθέσετε μια ακόμη στήλη στη λίστα ώστε να γράφετε χωριστά ανά γραμμή τον αριθμό των ατόμων που είναι καλεσμένοι και στη δεξίωση. Αθροίζοντας αυτή τη στήλη θα έχετε τον αριθμό που σας χρειάζεται αρχικά για τη δεξίωση και τις συμφωνίες σας σχετικά με αυτή. Θα ξέρετε για παράδειγμα ότι στη δεξίωση οι καλεσμένοι σας είναι 220 άτομα κατ’ αρχήν.

Όσο θα προχωρά ο καιρός και αφού αποστείλετε τα προσκλητήρια με τα γνωστά RSVP για να σας απαντήσουν εντός προθεσμίας αν θα παραστούν στη δεξίωσή σας ή όχι, τόσο πιο συγκεκριμένα στοιχεία θα έχετε και τόσο πιο κοντά στην πραγματικότητα θα πλησιάζετε. Και το αρχικό 220 άτομα του παραδείγματος θα έχει γίνει πιο συγκεκριμένο τώρα. Για παράδειγμα, 230 άτομα αν θυμηθήκατε κάποιους επιπλέον όταν στέλνατε τα προσκλητήρια ή 195 άτομα αν έχετε μεγαλύτερες απώλειες.

Στο μεταξύ, θα έχουμε συζητήσει μαζί και θα έχουμε αποφασίσει οτιδήποτε χρειάζεται για να μπορέσουμε να σχεδιάσουμε και να σας παραδώσουμε το πλάνο του χώρου με τις θέσεις των τραπεζιών. Γι’ αυτό όμως, καθώς και για τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δουλέψετε με το πλάνο των τραπεζιών για να τοποθετήσετε τους καλεσμένους σας, θα τα πούμε αναλυτικότερα σε κάποια από τις επόμενες αναρτήσεις.

Εσείς λοιπόν, με βάση και το πλάνο, θα δημιουργήσετε στο τέλος και θα μας παραδώσετε μια λίστα καλεσμένων με αλφαβητική σειρά η οποία θα έχει σε στήλες το ονοματεπώνυμο του καλεσμένου, τον αριθμό των ατόμων που είναι μαζί του (πχ 3 άτομα – για ζευγάρι με παιδί), πόσα άτομα από αυτά είναι παιδιά (στο παράδειγμα 1 παιδί) καθώς και τον αριθμό του τραπεζιού στο οποίο τους έχετε τοποθετήσει. Την ίδια λίστα θα την ταξινομήσετε και ανά τραπέζι. Βέβαια, ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες κάθε δεξίωσης όλα συζητιούνται και συμφωνούνται με το κάθε ζευγάρι ξεχωριστά, λύνονται απορίες και διευθετούνται ειδικά θέματα που τυχόν υπάρχουν. Πιστεύουμε όμως ότι είναι καλό να γνωρίζετε μερικές βασικές πληροφορίες για το πώς θα πρέπει να κινηθείτε για τη λίστα καλεσμένων, γι’ αυτό και ετοιμάσαμε αυτό το θέμα.

υποδοχή καλεσμένων

Την ημέρα της δεξίωσης, η λίστα των προσκεκλημένων σας θα βρίσκεται στα χέρια ενός έμπειρου ατόμου από το προσωπικό μας, το οποίο θα είναι υπεύθυνο γι’ αυτή και θα ενημερώνει τους καλεσμένους για το τραπέζι τους. Φανταστείτε λοιπόν ότι οι καλεσμένοι σας φτάνουν στο Anais club, τους ανοίγουμε την πόρτα με χαμόγελο, στη συνέχεια μαθαίνουμε το όνομά τους και τους ενημερώνουμε για το τραπέζι στο οποίο τους έχετε τοποθετήσει και αμέσως μετά τους προσφέρουμε το welcome drink που έχετε διαλέξει, καθώς και περαστά ορεκτικά για να το συνοδεύσουν. Αυτό είναι εμπειρία φιλοξενίας από το πρώτο λεπτό!

Στο blog @ anais-club.gr μπορείτε να μας προτείνετε θέματα με τα οποία θέλετε να ασχοληθούμε στο blog.

Share

Anais Club
Anais Club